mar 10
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« l’Analyse Fonctionnelle n’est pas l’ennemie du Cahier des charges, mais elle est l’amie du DSI »
SunTzu, l’Art de la Guerre
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Bien sûr ce billet va commencer par la définition rapide de l’Analyse Fonctionnelle. Bien sûr encore, c’est une gageure, sachant que d’éminents experts, parfois auto-proclamés, ont écrit des ouvrages entiers sur le sujet. Mais comme dans bien des cas, un terme simple doit ammener une définition simple, quand il est bien compris. Et une définition simple est courte. Je ne vais donc pas vous infliger ici un cours magistral sur l’Analyse Fonctionnelle.
Toute entreprise a des processus de fonctionnement, codifiés. Les processus transverses (informatique, rh, services généraux, comptabilité, finance), et les processus métiers (vente, production, communication, marketing). Parfois, selon les entreprises, un processus transverse peut-être métier, et réciproquement. Ces processus obéïssent à des règles précises, enseignées en école, ou définies par la structure de management de l’entreprise.
Mais il suffit d’interroger n’importe quel salarié de n’importe quelle entreprise pour se voir répondre que tout cela est de la belle théorie, et que quand on est au charbon (variante de « pousser des wagonnets au fond de la mine »), les théories et autres directives ne résistent pas au quotidien. Donc, plus on se rapproche de la base de l’entreprise (forcément pyramidale), plus les processus sont différents de ce qu’ils devraient être. Et pourtant, globalement, tout cela fonctionne. Tout cela est fonctionnel.
Réaliser une Analyse Fonctionnelle, n’est donc rien d’autre que réaliser l’analyse de ces processus, non pas comme ils devraient être (voir les livres des gourous, et les notes de service), mais comme ils sont réellement au quotidien. Une fois ces processus analysés, ils sont décrits par le menu sur un document qui prendra le nom d’ »Analyse Fonctionnelle« . Et les processus s’analysent en commençant par le bas, et en terminant par le management.
Alors, et le cahier des charges me direz-vous?
Eh bien une fois l’Analyse Fonctionnelle présentée au management de l’entreprise, et une fois les premières lueurs d’effroi retirées de leurs yeux, il leur faut faire des choix.
Car je rappelle que l’Analyse Fonctionnelle est souvent demandée dans le cas de l’implémentation d’un outil de gestion des processus. Un ERP (PGI) par exemple. Ou un logiciel métier, quand la demande est circonscrite à un pan d’activité.
Eh bien une fois en possession de l’Analyse Fonctionnelle, le management doit effectuer un arbitrage (faire des choix). Privilégier certains métiers, certains processus. Et rédiger tout ça dans un beau document, le Cahier des Charges.
L’Analyse Fonctionnelle est donc:
- un descriptif détaillé des processus de l’entreprise ou d’une partie de l’entreprise
- un socle décisionnel pour arbitrage destiné au management
- la base fonctionnelle du cahier des charges
En revanche le Cahier des Charges est:
- la matérialisation des choix du management pour les processus à automatiser, et uniquement pour ceux-là
- le détail des spécifications techniques validées par le SI sur la base des spécifications fonctionnelles
- une liste des spécificités fonctionnelles et techniques générales
- un document que l’on communique aux entreprises qui feront une proposition de résolution
Mais attention: une Analyse Fonctionnelle n’est pas dédiée uniquement à des projets informatiques! Elle peut servir à redéfinir une politique de recrutement, à réorganiser un service, à ré-orienter l’activité d’un site… C’est un vrai outil de pilotage pour manager avisé.
Voilà.
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